Negli ultimi anni, gli audit da remoto si sono imposti come una soluzione sempre più diffusa e vantaggiosa per le aziende, grazie all’evoluzione tecnologica e alla crescente necessità di flessibilità. Ma come si svolge esattamente un audit a distanza e perché così tante organizzazioni lo scelgono? In questo articolo esploriamo le caratteristiche principali dell’audit da remoto, i vantaggi che offre e le best practice per implementarlo al meglio.
- Che cos’è un audit da remoto
L’audit da remoto (o remote audit) è un processo di valutazione e verifica condotto senza la necessità di recarsi fisicamente presso l’azienda o il sito produttivo. Utilizzando strumenti digitali e piattaforme online, gli auditor possono:
- Raccogliere documentazione e informazioni in formato digitale (procedure, registri, evidenze).
- Condurre interviste e meeting virtuali con i responsabili di reparto e i dipendenti.
- Effettuare verifiche tramite videochiamate, condivisione di schermo, foto e video in tempo reale.
In altre parole, l’audit da remoto segue lo stesso iter di un audit tradizionale, ma sfrutta le tecnologie di comunicazione e collaborazione online per abbattere le barriere geografiche e ridurre i costi di trasferta.
- I principali vantaggi di un audit a distanza
- a) Riduzione di tempi e costi
Uno dei benefici più evidenti dell’audit da remoto è l’abbattimento dei costi di trasferta e la minimizzazione del tempo impiegato per gli spostamenti. L’auditor può operare da qualsiasi luogo, purché disponga di:
- Una connessione internet stabile.
- Una piattaforma digitale per la condivisione di documenti e la videoconferenza.
Questo si traduce in una maggiore flessibilità nell’organizzazione del lavoro, in un risparmio economico per l’azienda e in un migliore impiego delle risorse.
- b) Maggiore flessibilità e rapidità di intervento
Poter svolgere un audit a distanza consente di reagire più velocemente a esigenze improvvise o urgenti. Ad esempio, se un’azienda ha la necessità di effettuare un audit interno su uno specifico processo o di verificare la conformità a una nuova norma, è possibile:
- Fissare un incontro online in tempi ridotti, senza dover attendere la disponibilità per viaggi e pernottamenti.
- Coinvolgere facilmente professionisti specializzati anche se si trovano in un’altra città o all’estero.
- c) Accesso a una rete di auditor specializzati
Gli audit da remoto eliminano i confini geografici, permettendo alle aziende di accedere a un network più vasto di esperti. Questo è particolarmente utile quando si ha bisogno di auditor con competenze molto specifiche o certificazioni particolari (ad esempio in ambito GDPR, ESG o sicurezza alimentare).
- d) Minore impatto ambientale
La sostenibilità è un tema sempre più sentito nelle politiche aziendali. Riducendo gli spostamenti aerei o su strada, l’audit da remoto contribuisce a:
- Diminuire l’impronta di carbonio dell’organizzazione.
- Ridurre consumi energetici e l’impatto ambientale legato ai trasporti.
Questo aspetto è particolarmente apprezzato dalle aziende che desiderano migliorare i propri indicatori ESG (Environmental, Social & Governance).
- Come si svolge concretamente un audit da remoto
Anche se l’auditor non è fisicamente in azienda, l’iter di un audit a distanza segue delle fasi precise e strutturate:
- Pianificazione:
- Definizione degli obiettivi dell’audit (ISO 9001, ISO 14001, audit interno, ecc.).
- Identificazione delle figure chiave che saranno coinvolte (responsabili di reparto, referenti IT, DPO, ecc.).
- Programmazione di date e orari per le sessioni di verifica online.
- Condivisione della documentazione:
- L’auditor richiede i documenti necessari (manuali, procedure, registri, rapporti interni).
- L’azienda carica i materiali su una piattaforma sicura o li invia tramite canali criptati.
- Interviste e verifiche virtuali:
- Si svolgono meeting in videoconferenza per approfondire i diversi aspetti dell’audit.
- Attraverso la condivisione di schermo e di documenti, l’auditor effettua i controlli necessari.
- Se è necessaria l’osservazione diretta di un processo (ad esempio in produzione), è possibile utilizzare videochiamate con smartphone o tablet per mostrare l’ambiente di lavoro in tempo reale.
- Analisi e report:
- L’auditor raccoglie e analizza tutte le evidenze, proprio come in un audit tradizionale.
- Viene redatto un rapporto con eventuali non conformità, osservazioni e azioni di miglioramento.
- Follow-up:
- L’azienda implementa le azioni correttive o le raccomandazioni ricevute.
- L’auditor verifica la corretta risoluzione delle non conformità attraverso nuove sessioni o invio di prove documentali.
- Best practice per un audit da remoto efficace
Per sfruttare al massimo i benefici dell’audit a distanza, ecco alcuni consigli pratici:
- Preparare in anticipo la documentazione: raccogliere tutti i materiali richiesti in un unico repository, possibilmente usando una piattaforma con gestione sicura degli accessi.
- Testare le tecnologie: verificare connessione internet, funzionalità di audio e video, condivisione dello schermo e eventuali device mobili per la raccolta di prove sul campo.
- Definire un programma chiaro: stabilire tempi e obiettivi per ogni sessione di audit, coinvolgendo in modo puntuale i referenti aziendali interessati.
- Creare canali di comunicazione diretti: utilizzare tool di messaggistica o chat per scambi rapidi di informazioni tra auditor e team interno.
- Garantire la sicurezza dei dati: scegliere piattaforme e software conformi ai requisiti di privacy e cybersecurity, soprattutto se si trattano informazioni sensibili.
- Quando scegliere l’audit da remoto
L’audit da remoto è particolarmente vantaggioso in situazioni come:
- Aziende con sedi distaccate o filiali internazionali, dove lo spostamento fisico comporterebbe costi elevati e ritardi.
- Audit interni frequenti (cicli di miglioramento continuo, controlli periodici su procedure o progetti).
- Contesti emergenziali (ad esempio restrizioni di viaggio o impossibilità di accesso ai locali per motivi sanitari o di sicurezza).
- Progetti di breve durata o molto specifici, dove potrebbe bastare una singola giornata di attività, gestibile completamente online.
Tuttavia, in alcuni casi particolarmente complessi o legati all’ispezione di impianti e macchinari altamente specializzati, può risultare più efficace una modalità ibrida: una parte di audit da remoto e una parte in presenza.
Conclusioni
L’audit da remoto si configura come una soluzione smart e vantaggiosa per le aziende che desiderano effettuare verifiche e controlli in modo rapido, flessibile ed economicamente sostenibile. Grazie all’uso di piattaforme digitali, è possibile coinvolgere auditor specializzati senza limiti geografici, ridurre i costi e mantenere alti standard di qualità e sicurezza dei dati.
Che si tratti di un audit interno, di verifiche legate a standard ISO o di valutazioni di compliance normativa, l’audit da remoto offre numerosi benefici e si adatta perfettamente alle esigenze di un mercato in continua evoluzione.
Se stai valutando un audit per la tua azienda o ti interessa approfondire come implementare soluzioni di verifica a distanza, contattaci o continua a seguire il nostro blog: troverai spunti utili e le ultime novità su strumenti e best practice per condurre audit efficaci in qualsiasi contesto.